Arrêt de travail dans le privé : démarches, droits et congés payés expliqués

Mis à jour le 13/03/2025

Gérer un arrêt de travail peut sembler complexe, mais avec les bonnes informations, vous pouvez facilement respecter vos obligations et protéger vos droits. Ce guide pratique vous explique comment envoyer vos documents, informer votre employeur, et respecter les règles spécifiques liées à votre situation. Vous découvrirez également les nouveautés sur l’acquisition des congés payés pendant un arrêt. En suivant ces étapes, vous assurez une gestion efficace de votre arrêt de travail dans le privé et facilitez votre reprise.

Vos démarches lors d’un arrêt de travail

Un arrêt de travail doit toujours être prescrit par un médecin. Vous avez 48 heures maximum pour effectuer les démarches suivantes :

1. Envoyer les volets 1 et 2 à votre caisse primaire d’assurance maladie (CPAM).
2. Transmettre le volet 3 à votre employeur ou, si vous êtes au chômage, à votre agence Pôle emploi.

Deux cas de figure :

1. Votre médecin a télétransmis les volets 1 et 2
   • Si votre médecin a obtenu votre accord pour une télétransmission, il envoie directement les volets 1 et 2 à votre CPAM via Internet.
   • Vous recevez le volet 3 en version papier, que vous devez transmettre à votre employeur (ou à France Travail) sous 48 heures par courrier postal.
2. Votre médecin vous a remis un avis d’arrêt papier
   • Dans ce cas, envoyez vous-même les volets 1 et 2 à votre CPAM sous 48 heures.
   • Transmettez le volet 3 à votre employeur ou à Pôle emploi, toujours sous 48 heures.
   • Le volet 3 ne contient aucune information médicale, car le secret médical protège vos données de santé.

En cas d’hospitalisation

Si vous êtes hospitalisé(e), demandez trois exemplaires du bulletin de situation au service administratif de l’établissement.

• Envoyez un exemplaire à votre employeur, un autre à la Sécurité sociale et conservez le dernier.
• Si l’hospitalisation dure plus de 15 jours, envoyez un nouveau bulletin de situation tous les 15 jours.

Vos obligations pendant l’arrêt de travail

1. Respectez les horaires de présence à domicile
   Si votre médecin a spécifié des plages horaires de présence, vous devez les respecter. La Sécurité sociale peut organiser des contrôles pour vérifier votre présence.
2. Permettez les éventuels contrôles médicaux
   Votre état de santé peut être évalué par des médecins mandatés par la Sécurité sociale.
3. Respectez les délais pour les prolongations
   Si votre état de santé nécessite une prolongation, demandez à votre médecin un nouvel arrêt de travail. Envoyez-le dans les mêmes conditions et délais que l’arrêt initial.
4. Informez en cas de déplacement

Si vous prévoyez de séjourner hors de votre département de résidence pendant votre arrêt de travail, vous devez impérativement demander l’autorisation préalable de votre caisse d’assurance maladie. Voici les étapes à suivre :

1. 1. Effectuez votre demande au moins 15 jours avant le départ.
      La demande doit inclure :
      • Les dates exactes de votre séjour,
      • L’adresse complète où vous séjournerez,
      • Un numéro de téléphone pour vous joindre en cas de besoin.
   2. Joignez un certificat médical de non-contradiction.
      Ce document, établi par votre médecin, atteste que le déplacement n’est pas incompatible avec votre état de santé.
   3. Respectez les obligations de contrôle.
      Une fois sur place, vous devez rester joignable et permettre les éventuels contrôles organisés par votre caisse d’assurance maladie à l’adresse indiquée.

Indemnités journalières et délais

• Délais de carence : Les indemnités journalières (IJ) débutent au 4ᵉ jour de l’arrêt de travail. Cependant, certaines conventions collectives permettent un maintien de salaire dès le 1er jour par l’employeur.
• Calcul des IJ : Elles sont basées sur vos 3 derniers salaires bruts perçus et sont exonérées d’impôts si votre maladie est reconnue en affection longue durée (ALD) exonérante.
• Conséquences d’un retard : Si vous envoyez vos documents en retard, la Sécurité sociale peut suspendre vos IJ pour une durée déterminée, ce qui peut aussi affecter le complément de salaire versé par votre employeur ou votre prévoyance.

Acquisition des jours de congés payés pendant un arrêt maladie non professionnel

Avant le 24 avril 2024, les salariés en arrêt de travail pour une maladie non professionnelle ne pouvaient pas acquérir de jours de congés payés.

Depuis cette date, vous avez désormais le droit d’accumuler des jours de congés payés pendant toute la durée de votre arrêt, sans limite, dans les conditions suivantes :

• Pour un arrêt maladie non professionnel ou un accident de la vie privée : Vous accumulez 2 jours ouvrables par mois, soit 24 jours par an.
• Pour un accident ou une maladie professionnelle : Vous bénéficiez de 2,5 jours ouvrables par mois, soit 30 jours par an.

Obligations de l’employeur

Votre employeur doit vous informer de vos droits aux congés dans le mois suivant votre reprise de travail. Cette information doit inclure :

• Le nombre de jours de congés payés dont vous bénéficiez,
• La date limite pour prendre ces jours de congés.

L’employeur doit transmettre ces informations par un moyen permettant de prouver la date de réception, par exemple via votre fiche de paie.

Report des congés payés non pris : les règles à connaître

Si vous ne pouvez pas utiliser vos congés payés pendant la période de référence (généralement du 1ᵉʳ juin au 31 mai) en raison d’un arrêt de travail, vous bénéficiez d’un droit au report de ces congés. Ce report est soumis à certaines conditions et délais, qui varient en fonction de la durée de votre arrêt.

1. Congés payés non pris pour un arrêt de moins d’un an

Situation

Si votre arrêt de travail dure moins d’un an, il est possible que vous n’ayez pas pu utiliser vos congés payés avant la fin de la période de référence (généralement du 1ᵉʳ juin au 31 mai). Dans ce cas, ces congés non pris peuvent être reportés sur une période de 15 mois.

Quand débute le délai de report ?

Le délai de report de 15 mois commence uniquement après que votre employeur vous ait informé officiellement :

• Du nombre de jours de congés payés que vous avez acquis et non utilisés,
• De la période durant laquelle vous pouvez les poser.

L’information doit être communiquée par un moyen permettant de prouver la date de réception, par exemple via votre fiche de paie ou un courrier écrit.

Exemple

• Cas concret :
  Votre arrêt de travail débute en février 2023 et se termine en juin 2023. Vous n’avez pas pu poser vos congés acquis pour la période de référence 2022-2023 (1ᵉʳ juin 2022 au 31 mai 2023).
• Application des règles de report :
  Si votre employeur vous informe de vos droits aux congés payés le 1ᵉʳ juillet 2023, vous aurez jusqu’au 30 septembre 2024 (15 mois après la date d’information) pour les poser.
• Conséquences en cas de non-utilisation :
  Si vous ne prenez pas ces congés avant le 30 septembre 2024, ils seront définitivement perdus, sauf si votre convention collective ou un accord d’entreprise prévoit une durée de report plus longue.

Attention : Si vous ne prenez pas vos congés avant la fin de la période de report, ils seront définitivement perdus, sauf si un accord collectif prévoit une durée de report plus longue.

2. Congés payés acquis pendant un arrêt de plus d’un an

Situation

Si vous êtes en arrêt de travail pendant plus d’un an, vous continuez à acquérir des jours de congés payés, mais votre situation particulière impacte les règles de report. Les congés acquis pendant cette période bénéficient d’un délai de report spécifique.

Quand débute le délai de report ?

Le délai de report de 15 mois ne commence pas au moment de votre reprise du travail.
Il commence à la fin de la période d’acquisition des congés payés, qui correspond à la fin de la période de référence annuelle (souvent fixée du 1ᵉʳ juin au 31 mai).

Pourquoi ce fonctionnement ?

Si votre arrêt de travail dépasse une année, il est possible que vous n’ayez pas repris le travail au moment où la période de référence s’achève. Plutôt que d’attendre votre reprise, le délai de report commence dès la fin de cette période de référence, garantissant que vous avez 15 mois pour utiliser ces congés après la fin de leur acquisition.

Exemple

• Cas concret :
  Vous êtes en arrêt maladie depuis janvier 2023.
  La période de référence pour les congés payés est du 1ᵉʳ juin 2022 au 31 mai 2023.
  Vous avez acquis des congés pour cette période (24 ou 30 jours ouvrables selon votre situation).
• Application des règles de report :
  Même si vous êtes toujours en arrêt au 31 mai 2023 (fin de la période de référence), le délai de 15 mois commence à partir du 1er juin 2023.
  Vous aurez donc jusqu’au 31 août 2024 pour utiliser ces congés acquis pendant la période 2022-2023.
• En cas de reprise avant la fin du délai de report :
  Si vous reprenez le travail en mars 2024, votre employeur devra vous informer des congés payés restants. Vous aurez jusqu’au 31 août 2024 pour les poser.
• En cas d’absence prolongée :
  Si votre arrêt de travail se poursuit au-delà du 31 août 2024 et que vous n’utilisez pas vos congés avant la fin du délai de report, ces jours seront définitivement perdus.

Rétroactivité de l’acquisition des congés payés

Le droit à l’acquisition de congés payés pendant un arrêt de travail non professionnel est rétroactif :

• Pour les salariés toujours en poste : Vous pouvez réclamer vos congés pour des arrêts maladie depuis le 1er décembre 2009, en faisant votre demande avant le 23 avril 2026.
• Pour les anciens salariés : Vous avez 3 ans après la date de rupture de votre contrat pour demander le paiement des indemnités compensatrices à votre ancien employeur.

En cas de litige

Si un différend survient entre vous et votre employeur, le Conseil de prud’hommes (CPH) est l’organisme compétent pour trancher.

Pour aller plus loin

Consultez les règles détaillées sur l’acquisition de congés payés pendant un arrêt maladie pour en savoir plus.